Hierbei können Sie beliebige Nutzergruppen erstellen, die z.B. als Ablagekörbe für einzelne Abteilungen fungieren. Somit können Dokumente ohne direkten Adressaten von der Poststelle an eine bestimmte Abteilung übermittelt werden. Dort werden diese weitergehend qualifiziert und verteilt.

In Ihrer persönlichen Posteingangsablage, können Sie Ihre Post einsehen und weiter bearbeiten. Alle Dokumente können Sie nach erfolgter Bearbeitung direkt per Drag & Drop im Archiv ablegen.
Der Unterschied zwischen der persönlichen Ablagestruktur und der Archivstruktur besteht darin, dass Dokumente in der eigenen Ablage bearbeitet werden, anderen zugängig gemacht oder versendet werden können. Die Ablagestruktur ist ähnlich einer Dateiablage, nur das sie zentral zugängig in der Datenbank hinterlegt ist. Somit müssen sie sich nicht um Zugriffsrechte auf Dateiebene kümmern.

Die persönliche Ablage bietet Ihnen unter zahlreichen anderen Ablagevarianten die Möglichkeit, Dokumente für Ihren täglichen Gebrauch zu hinterlegen. Erstellen Sie einfach die benötigten Ordner für Tage oder Themen und legen Sie korrespondierende Dokumente und Materialien darin ab. Diese können Sie dann blitzschnell zu dem entsprechenden Termin einfach wieder aufrufen. Nach Abschluss des Termins können Sie die archivrelevanten Ergebnisse wiederum ablegen oder per „Post“ an eine ablageberechtigte Stelle schicken.

Sollte jemand anderes Ihre Termine planen – kein Problem. Ihre persönliche Ablage wird zu Ihrem Vorzimmer. Geben sie die Terminordner einfach für Ihre Teams frei. Die Mitarbeiter können dann die Freigaben in den Workflowbaum des Teams  einbinden.

Funktionen des Erweiterungsmoduls im Überblick