SE ARCHIVE
SE ARCHIVE Bringt Licht in den dunklen Aktendschungel.
Ihr Archiv - Ihre Zeit Das Modul SE ARCHIVE bietet Ihnen die
Möglichkeit der elektronischen Verwaltung von Archiven, physischen
Archivgütern sowie der Inventarisierung von beliebigen Objekten.
Eine komfortable Suchfunktion ermöglicht Ihnen eine einfache und blitzschnelle Suche. Individuelle Suchkriterien erleichtern den Zugriff auf die Akten.
Das Archivsystem mit integrierter Lieferverwaltung dokumentiert den kompletten Kreislauf von der Papierakte über das Archiv bis zur Digitalisierung und den elektronischen Rücklauf.
Eine komfortable Suchfunktion ermöglicht Ihnen eine einfache und blitzschnelle Suche. Individuelle Suchkriterien erleichtern den Zugriff auf die Akten.
Das Archivsystem mit integrierter Lieferverwaltung dokumentiert den kompletten Kreislauf von der Papierakte über das Archiv bis zur Digitalisierung und den elektronischen Rücklauf.
Die Ausleihverwaltung garantiert einen ständigen Überblick, wo sich Ihre Akten gerade befinden.
Über das Mahnwesen wird sichergestellt, dass ausgeliehene Akten auch ihren Weg zurück ins Archiv finden.
Individuell generierbare Abfragen helfen Ihnen den Aktenworkflow klar und übersichtlich zu gestalten. Dabei können via Sammelaktionen komplette oder auch individuell eingeschränkte Listen verarbeitet werden.
Da beliebig viele Archive in diesem Modul verwaltet werden können, sind alle Suchen archivübergreifend konfiguriert. Selbstverständlich lassen sich die Suchkriterien auch auf ein bestimmtes Archiv einschränken.
Mit Hilfe von vordefinierten Suchen kann, wenn ein führendes System angebunden ist, ermittelt werden, bis wann spätestens eine Akte im Archiv erfasst werden soll.
Bei Überfälligkeit kann auch hier ein vollintegriertes Mahnwesen genutzt werden.
Eindeutige Icons geben den Status der Akte wieder, so dass Sie sehen in welchem Bearbeitungsstand sich die Akte befindet.
Sie können sich jederzeit die Aktenhistorie zu den Akten anschauen und somit alle Aktionen, die mit der Akte durchgeführt wurden, einsehen.
Individuell generierbare Abfragen helfen Ihnen den Aktenworkflow klar und übersichtlich zu gestalten. Dabei können via Sammelaktionen komplette oder auch individuell eingeschränkte Listen verarbeitet werden.
Da beliebig viele Archive in diesem Modul verwaltet werden können, sind alle Suchen archivübergreifend konfiguriert. Selbstverständlich lassen sich die Suchkriterien auch auf ein bestimmtes Archiv einschränken.
Mit Hilfe von vordefinierten Suchen kann, wenn ein führendes System angebunden ist, ermittelt werden, bis wann spätestens eine Akte im Archiv erfasst werden soll.
Bei Überfälligkeit kann auch hier ein vollintegriertes Mahnwesen genutzt werden.
Eindeutige Icons geben den Status der Akte wieder, so dass Sie sehen in welchem Bearbeitungsstand sich die Akte befindet.
Sie können sich jederzeit die Aktenhistorie zu den Akten anschauen und somit alle Aktionen, die mit der Akte durchgeführt wurden, einsehen.
Funktionen des Erweiterungsmoduls im Überblick
| Entry | Standard | Pro | ||
| • | Elektronische Verwaltung von Archiven und physischen Archivgütern | x
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x
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x
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| • | Eindeutige Zuordnung von Akten | x
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x
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x
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| • | Verwendung eindeutiger Identifikations-Kennzeichen (IDs) für die systeminterne Verwaltung von Akten | x
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x
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x
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| • | Komfortable Suchfunktionen | x
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x
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x
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| • | Automatische Aktenerfassung, Voraussetzung: Import der Aktenstammdaten aus führendem System | x
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x
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x
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| • | Manuelle Aktenerfassung möglich | x
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x
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x
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| • | Differenzierung zwischen offenen, geschlossenen und überfälligen Akten | x
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x
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x
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| • | Lager- und Fundortverwaltung auf der Basis von räumlichen Strukturinformationen wie Raumnummern, Regalkennzeichnungen etc. | x
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x
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x
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| • | Mehrlagerfähigkeit | x
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x
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x
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| • | Organisationsunterstützung zur Reduzierung manueller Eingabeaufwände, z.B. durch den Einsatz von Barcodeetiketten und -lesern | x
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x
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x
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| • | Barcodedruck der Aktennummern | x
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x
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x
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| • | Mittels der Aktenverfolgung ist es möglich, die Aktenhistorie mit allen Aktionen und Stationen dieser Akte nachzuvollziehen | x
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x
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x
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| • | Verwaltung und Ausleihe physischer Archivgüter | x
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x
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x
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| • | Akte ausleihen / zurücknehmen: Erfassung der entleihenden Person / Station, Entleihgrund, Entleihfrist, Freitext-Kommentar | x
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x
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| • | Anzeige entliehener Akten | x
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x
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| • | Anzeige überfälliger Akten | x
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x
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| • | Zuordnung der Akten zu Verpackungseinheiten, z.B. Kartons | x
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| • | Akte verpacken / entpacken: Angabe einer Paketnummer und Freitext-Kommentar | x
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| • | Packprotokoll, Papier oder Datei, welche Akte ist in welchem Karton und in welcher Lieferung | x
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| • | Anzeige verpackter Akten pro Lieferung oder pro Karton pro Lieferung | x
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| • | Versand eines Lieferprotokolls aus der Anwendung heraus | x
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| • | Automatischer Abgleich nach Einspielung zurückgelieferter Daten | x
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| • | Erfassung von nachgereichten Belegen / Teilbelegerfassung | x
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Verfügbare Plugins für SE PAVAS
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