Eine Lösung bestand bis dato darin, verschiedene Systeme über Kommunikationsplattformen miteinander zu verbinden, was jedoch immense Kosten mit sich bringt. Die Alternative einer Individuallösung birgt dasselbe Problem. Zudem besteht immer die Unsicherheit, dass Ihr System nie Produktreife erlangt.

Die Firma SYNIOS ist seit über zehn Jahren Systementwickler für Behörden, Finanzdienstleister, Speditionen und viele andere Branchen.
Neben unseren Standard- und Individualprodukten für die vorgenannten Branchenbereiche bieten wir insbesondere für den E-Health Sektor modulare DMS- und Archiv-Systeme an. Mit unseren kombinierten Scan- und Softwaredienstleistungen sind wir Marktführer im Branchenbereich „Krankenhäuser“. Somit stellten wir uns die Frage, warum wir all das Wissen aus diesen Bereichen nicht in einem Framework bündeln sollten, welches alle oben genannten Anforderungen und Wünsche vereint.

So entstand das SYNIOS FRAMEWORK, welches mittlerweile in vielen Behörden mehrerer Bundesländer eingesetzt wird.

Im folgenden werden wir Ihnen einen kleinen Eindruck von dem vermitteln, was das SYNIOS FRAMEWORK zu leisten im Stande ist. Wie der Name schon vermuten lässt, ist dieses System individuell so konfigurier- und erweiterbar, dass es Ihren betrieblichen Ansprüchen gerecht wird.

Das SYNIOS FRAMEWORK ist ein Vorgangsbearbeitungssystem, das keine Wünsche offen lässt. Ob es sich hierbei um die freie Gestaltung von Arbeitsabläufen, Hinterlegung von Schriftstückvorlagen, Anreicherung der Vorgänge durch Zusatzinformationen aus der Wissensdatenbank oder um die komplexe Strukturierung von Zugriffsrechten geht, für jede Anforderung gibt es entsprechende Module. Und sollten Sie etwas finden, das es noch nicht gibt, so entwickeln wir Ihnen hierfür Ihr kundenspezifisches Modul, welches sich nahtlos in das SYNIOS FRAMEWORK integriert. Es begleitet alle Ihre Vorgänge und bildet sämtliche Arbeitsabläufe medienbruchlos in einem System ab. Selbst Ihre Papierbelege werden durch das Scan- und Archivmodul in Ihren Workflow eingebettet. Ausgehende Dokumente werden zentral druckaufbereitet und ggf. elektronisch versandt.

Ebenso werden Zahlungsanweisungen über Schnittstellen an die entsprechenden Zahlsysteme geleitet. Sämtliche Eingänge werden hierbei automatisch erfasst und zugeordnet.

Sogar blinde Mitarbeiter können durch unser Modul SF BARRIERFREE mit dem Framework und einer Viewingsoftware arbeiten.

Die Erweiterungsmodule zum Basissystem SF BASE im Überblick:

Das SYNIOS FRAMEWORK erlaubt Ihnen die Bearbeitung beliebiger Vorgänge. Die Vorgangsvorlagen erzeugen Sie mit Hilfe eines komfortablen Workfloweditors. Die verwendete Baumstruktur ermöglicht ein Maximum an Übersicht und Flexibilität.

Ein Anlass ist die oberste Ebene in einem Vorgang. Er enthält die Daten zur Arbeits- grundlage.
Dieser enthält einen oder mehrere Arbeits- schritte. Hier werden Arbeiten an Dienst- stellen, Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter automatisch durch Regeln oder manuell delegiert.

In einem Arbeitsschritt werden historisch vorgangsspezifische Daten wie z.B. fortge- schriebene Vertragsdaten, Finanzierungs- pläne oder Gesundheitsdokumentationen abgelegt und verändert. Freistehend oder an einen Arbeitsschritt gekoppelt finden wir die kleinste Einheit des SYNIOS FRAMEWORKS - die Ereignisse.

Ein Ereignis ist immer an ein Datum, einen Zeitraum oder einen Termin gekoppelt. Es beschreibt die kleinste Einheit im Workflow. Dies sind z.B. eingehende Schriftstücke, ausgehende Dokumente, Rechnungen, Termine, Wiedervorlagen, etc. Es können jedoch auf Wunsch auch weitere funktionale Elemente hinzugefügt werden. Jedes Ereignis, welches angelegt wird, kann an interne und externe Dokumente gekoppelt werden.
Ein Überwachungssystem meldet Wiedervorlagen, mahnt automatisch Adressaten, schließt Ereignisse bei Eingang von Dokumenten ab etc. Z.B. könnte ein Ereignis das Schreiben einer Anfrage für Dokumente an eine externe Stelle sein. Dieses könnte mit einer Mahnliste gekoppelt sein. Somit wird der Adressat bei nicht fristgerechter Lieferung automatisch gemahnt. Dies kann in mehreren Zyklen erfolgen, die letztendlich zu einer Delegation des Ereignisses an einen anderen Mitarbeiter führen könnte.

Bei Eingang der entsprechenden Dokumente können Mitarbeiter den Mahnkreislauf durch die Erledigung des Ereignis stoppen. Hierbei stehen ihnen ggf. beliebig viele „Erledigungsarten“ zur Verfügung. Es ist auch möglich eine automatische Auslösung von Folgeereignissen zu initiieren, wenn eine bestimmte Erledigungsart gewählt wird. Somit ist ein beliebig komplexer Workflow abbildbar. Einem Ereignis können Sie Dokumentenvorlagen zuweisen. Somit kann der Mitarbeiter leichter Dokumente nach bestimmten Vorlagen erstellen.
Sie können ein Ereignis zu einem anderen Ereignis in Bezug setzen. Somit kann das System beim Schreiben von Dokumenten erkennen, woher bestimmte Informationen automatisch in das Dokument gezogen werden können.

Für Anlässe, Arbeitsschritte und Ereignisse können Sie jeweils eine Anzahl Erinnerungstage festlegen. Dem Bearbeiter des Vorgangs wird das Ende der Erinnerungsfrist in der Wiedervorlage angezeigt. Auf diese Weise wird eine geordnete Bearbeitung sichergestellt. Es ist natürlich auch möglich Termine im Voraus anzuzeigen.

Das systemeigene Rechtesystem unseres Vorgangswesen regelt den Zugriff der einzelnen Benutzer auf sämtliche Vorgänge. Hierbei können verschiedene Ebenen der Rechtevergabe gewählt werden.

Zum einen können Vorgänge über die Abteilung/Dienststelle, welche den Vorgang erstellt, zugewiesen werden, zum anderen über den Vorgangstyp.

Eine dritte Möglichkeit ist die rechtelose Delegation. Somit ist es möglich, einen Vorgang temporär einer Stelle zuzuteilen,aber nach Abarbeitung das Recht wieder zu entziehen.

Bei der Delegation oder auch der automatischen Verteilung eines Vorgangs aus einem Pool kann z.B. nach Buchstabengruppen oder Last verteilt werden.

Bei Vorgängen, die innerhalb der Anlässe neuverteilt werden, kann das System so eingestellt werden, dass ein Vorgang immer wieder an einen Bearbeiter zurückdelegiert wird, der bereits Zugriff auf den Fall hatte. Dies vermeidet doppelte Einarbeitung in den selben Vorgang.

Das Dokumentenwesen basiert auf dem Baukastenprinzip. Die Grundlage bilden die Textbausteine. SYNIOS FRAMEWORK enthält verschiedene Textbausteintypen, die Sie für jeweils unterschiedliche Zwecke verwenden können. Es gibt neben den normalen, vordefinierten Textbausteinen die Möglichkeit, einen Textbaustein als Freitext zu konfigurieren, der vom Bearbeiter beliebig editiert werden kann. Textbausteine vom Typ Mahnung bekommen entsprechenden Inhalt und Textbausteine vom Typ Dokumentenanlage beinhalten überhaupt keinen Text, sondern die entsprechende Dokumentenanlage. Freitexte und Dokumentanlagen können auch in einem Textbaustein zusammengefasst werden.

Sie haben die Möglichkeit, die Texte in den Textbausteinen je nach Anforderung zu gestalten.
Sie können z.B. eine bestimmte Schriftgröße wählen und festlegen, ob der Text fett, kursiv oder unterstrichen erscheinen soll. Alternativ haben Sie die Wahl, das Layout der Gliederungsart des Dokuments zu übernehmen.

In die Textbausteine können Sie vordefinierte Bezugsfelder einsetzen. Mit Hilfe der Bezugsfelder ist es möglich, bestimmte Informationen aus dem aktuellen Vorgang (z.B. den Namen des Antragstellers oder das Datum des letzten Schreibens) automatisch im Dokument anzuzeigen. Das Bezugsfeldmodul ist dynamisch erweiterbar und erlaubt Korrekturen oder auch eine komplett manuelle Eingabe. So kann der Bearbeiter auf eine fehlende Pflichteingabe hingewiesen werden, bevor das Dokument gedruckt oder versendet wird.

Bei Bedarf können Sie zusätzlich weitere Word-Dokumentvorlagen als Anlagen an Textbausteine anfügen. Diese Anlagen werden dann am Ende des Dokuments mit ausgedruckt. Diese Word-Dokumentvorlagen können ebenfalls Bezugsfelder enthalten, welche ebenfalls automatisch mit aktuellen Daten aus dem Vorgang gefüllt werden. Die Textbausteine können Sie in beliebiger Weise zu Dokumentenvorlagen zusammensetzen. Dokumentenvorlagen (Schriftstückarten) bilden die Vorstufe von Dokumenten, aus der Sie das endgültige Dokument erstellen. Sie können Textbausteine einfügen, Gliederungsebenen definieren, funktionale Bausteine wie Einfach- oder Mehrfachauswahl integrieren und vieles mehr.

Durch das Hinterlegen von Regeln ist es möglich, Textbausteine oder ganze Gliederungsblöcke und Bezugsfelder automatisch in das aktuelle Dokument einzufügen oder auszuschließen.

Um ein Dokument zu erzeugen, müssen Sie also zunächst eine Dokumentenvorlage erstellen. In die neue Dokumentenvorlage fügen Sie dann die gewünschten Textbausteine ein. Die Dokumentenvorlage enthält die Funktionsbausteine Einfach- und Mehrfachauswahl, sowie Gliederungspunkt und die angelegten Textbausteine.

Sowohl Funktions- als auch Textbausteine können Sie per DRAG & DROP auf der linken Bildschirmseite unter der Überschrift „Schriftstück“ anordnen. Die Funktionsbausteine fungieren als Gerüst, in welches Sie die benötigten Textbausteine einordnen. Unter dem Funktionsbaustein Einfachauswahl ordnen Sie z.B. mehrere Textbausteine mit ähnlichem Text an. Dies können beispielsweise Textbausteine mit unterschiedlichen Grußformeln sein. Wird später das Dokument erstellt, wählen Sie von den unter Einfachauswahl angeordneten Textbausteinen genau einen aus.


Der Text des gewählten Textbausteins erscheint dann im Dokument. Z.B. verwenden Sie bei einem Dokument normalerweise den Textbaustein mit der Grußformel „Mit freundlichen Grüßen“. Um die Weihnachtszeit verwenden Sie alternativ den Textbaustein mit der Grußformel „Wir wünschen Ihnen fröhliche Weihnachten“.

Die unter dem Funktionsbaustein Mehrfachauswahl angeordneten Textbausteine können entsprechend mehrfach ausgewählt werden.
Die unter Gliederungspunkt angeordneten Textbausteine erscheinen im Dokument als Überschriften. Unter dem Punkt „Konfiguration“ in der Dokumentenvorlage können Sie Bedingungen für das Erscheinen eines Textbausteins festlegen. Nachdem Sie den Status auf „verwenden“ gesetzt haben, können Sie die Bedingungen angeben.

Der Dokumentenvorlage weisen Sie eine vorher festgelegte Gliederungsart zu. Die Gliederungsart bestimmt das Layout des Dokuments.
Bei Bedarf kann das Layout eines Textbausteins das Layout der Gliederungsart überschreiben. Sie können beliebig viele unterschiedliche Gliederungsarten anlegen. Auf diese Weise lassen sich für jeden Zweck völlig individuell gestaltete Dokumente erzeugen.

Befindet sich ein Textbaustein in einem Dokument in Verwendung, können Sie ihn nicht mehr verändern. Der Textbaustein ist dann geschlossen. Um dennoch Änderungen vorzunehmen, müssen Sie eine neue Instanz des Textbausteins bilden. Die neue Instanz können Sie entsprechend bearbeiten und verändern. Sie wird dann in alle neuen Dokumente übernommen. Alte Dokumente bleiben unverändert.
Anhand der Instanzen eines Textbausteins können Sie alle vorgenommenen Änderungen nachvollziehen.

Jedes Vorgangswesen beinhaltet in einem gewissen Maße externe Mitarbeit. Diese kann zum Beispiel eine Stabsstelle, ein Kunde oder ein externer Mitarbeiter sein, der auf das System Zugriff nehmen möchte. Hierfür bieten wir webbasierte Lösungen, wie wir sie z.B. im Hamburg-Gateway für Behörden einsetzen. Je nach Sicherheitskonzept können wir eine flexible Anbindung an Ihr SYNIOS FRAMEWORK gestalten, sei es durch Webservices, Workflowengines oder einfache Textschnittstellen.

Alle Dokumente, die sie drucken, werden persistent in der Datenbank gespeichert. Sie müssen sich also nicht um die Ablage kümmern. Es ist aber auch möglich, die Bildinformationen des Dokuments in das integrierbare Archivsystem SE PAVAS abzulegen, um diese Daten auch Mitarbeitern zugänglich zu machen, die nicht mit dem SF arbeiten.

Mit Hilfe der SE PAVAS-Integration ist es jedoch auch möglich, externe Dokumente zu scannen oder digitale Dokumente in Form von Word, Excel oder PDF-Dateien einem eingehenden Ereignis zuzuordnen. Somit erhalten sie eine komplett elektronische Akte.

Über eine Barcodefunktionalität lässt sich das Ganze zusätzlich nochmals vereinfachen. Wenn Sie Dokumente einer externen Stelle anfordern, kann das System ein Deckblatt für die Rücksendung mit einem Barcode versehen, der beim Einscannen der eingehenden Dokumente die Zuordnung zum ausgehenden Ereignis automatisch vollzieht.

In der integrierten Knowledgebase können Sie Informationen beliebig strukturiert ablegen. Die Informationen werden in Form einer Baumstruktur präsentiert.

Auf der ersten Strukturebene werden sogenannte Obergruppen erstellt. Die Obergruppen gliedern alle Informationen grob. Unter der ersten Strukturebene können Sie beliebig viele Unterebenen mit Hilfe von sogenannten Untergruppen bilden.

Auf jeder Unterebene können Sie beliebig viele Informationsbausteine ablegen. Die Informationsbausteine können von Ihnen frei gestaltet werden, je nachdem welche Detailinformationen hier hinterlegt werden sollen.

Gibt es verwandte Themen, können Sie diese miteinander verlinken, d.h. Sie können von Thema A zu Thema B springen, wenn Sie die Themen miteinander verknüpft haben. Verknüpfungen erstellen Sie per DRAG & DROP. Per DRAG & DROP können Sie auch die Ebenen später noch beliebig verschieben, z. B. wenn zwei Rechte zusammengefasst werden.

Der SF KNOWLEDGEPOOL, unsere Wissensdatenbank, ist extrem variabel und ermöglicht auch bei sehr großen Datenmengen ein schnelles Auffinden der gewünschten Informatioen und Vorgänge. Die Daten aus der Wissensdatenbank lassen sich selbstverständlich mit der Vorgangsverarbeitung koppeln. Dadurch stellen Sie sicher, dass alle Benutzer die gleichen Daten verwenden.

Wenn Sie die Daten aus dem SF KNOWLEDGEPOOL gemeinsam mit Ihren Kunden nutzen wollen, ist eine Veröffentlichung im Internet möglich.

Das SYNIOS FRAMEWORK bietet eine mächtige Personenstruktur. Es können beliebige Unternehmensstrukturen hierarchisch abgebildet werden. Hierbei unterscheiden wir zwischen natürlichen und juristischen Personen im Groben und zwischen Personentypen im Feinen.

Jede Person im System kann strukturell einer anderen Person zugeordnet werden. So entstehen Mitarbeiter von Abteilungen, Abteilungen von Divisionen, etc.

Jede Person verfügt über Adress- und Kommunikationsgrunddaten, wobei beliebig viele Anschriften, Telefon-Nr., Fax-Nr. oder E-Mailadressen zugeordnet werden können. Diese werden auch über den Nutzungstyp (privat, beruflich) unterschieden.

Weitere Attribute wie z.B. Bankverbindungen, USt-Ident Nr., etc. können über den Personentyp gesteuert werden. So sehen Sie nur für den Personentyp relevante Felder. Um den Aufwand für die Pflege der Daten gering zu halten, können diese aus einem Active Directory importiert und regelmäßig aktualisiert werden.

Sie können das SYNIOS FRAMEWORK so einstellen, dass auch behinderte Menschen mit dem System arbeiten können. Das SYNIOS FRAMEWORK beinhaltet zahlreiche Merkmale der Barrierefreiheit, u.a. sind die Kontextmenüs per Tastatur aufrufbar und die Tabellen können mit einem Tastendruck sortiert werden.

Die im Programm vorhandenen Shortcuts gleichen den Shortcuts, die in MS Office-Produkten verwendet werden. Dies erleichtert die Bedienung, da der Benutzer nicht umlernen muss. Die Dokumentenvorschau wird quer angezeigt, was zu einer einfacheren Bedienung beiträgt.

Die Hilfsanwendung JAWS For Windows ermöglicht das strukturierte Vorlesen der Bildschirmoberfläche und eine optimierte Anzeige auf einer angeschlossenen Braille-Zeile. Generell ist die Ausgabe auf eine an der Tastatur befindliche Braille-Zeile mit jeder Hilfsanwendung möglich.

Mit SF BARRIERFREE unterstützen wir zudem den Microsoft Standard Active Accessibility (MSAA).