Dokumente

Das Dokumentenwesen basiert auf dem Baukastenprinzip. Die Grundlage bilden die Textbausteine. SF SCHWEB.NET enthält verschiedene Textbausteintypen, die Sie für jeweils unterschiedliche Zwecke verwenden können. Es gibt u.a. Textbausteine vom Typ Normal, die Sie mit beliebigem Text füllen können. Textbausteine vom Typ Mahnung bekommen entsprechenden Inhalt und Textbausteine vom Typ Dokumentenanlage beinhalten überhaupt keinen Text, sondern die entsprechende Dokumentenanlage.

Sie haben die Möglichkeit, die Texte in den Textbausteinen je nach Anforderung zu gestalten. Sie können z.B. eine bestimmte Schriftgröße wählen und festlegen, ob der Text fett, kursiv oder unterstrichen erscheinen soll. Alternativ haben Sie die Wahl, das Layout der Gliederungsart des Dokuments zu übernehmen.

In die Textbausteine können Sie vordefinierte Bezugsfelder einsetzen. Mit Hilfe der Bezugsfelder ist es möglich, bestimmte Informationen aus dem aktuellen Vorgang (z.B. den Namen des Antragstellers oder das Datum des letzten Schreibens) automatisch im Dokument anzuzeigen.

Bei Bedarf können Sie ein Word-Dokument als Anlage an einen Textbaustein anfügen. Die Anlage wird dann am Ende des Dokuments ausgedruckt. Das Word-Dokument kann ebenfalls Bezugsfelder enthalten, die dann automatisch mit den aktuellen Daten aus dem Vorgang gefüllt werden. Die Textbausteine können Sie in beliebiger Weise zu Dokumentenvorlagen zusammensetzen. Die Dokumentenvorlage (Schriftstückart) bildet die Vorstufe eines Dokuments, aus der Sie das endgültige Dokument erstellen.

SF SCHWEB.NET stellt Ihnen zwei Arten von Dokumentenvorlagen zur Verfügung: interne und externe. Die internen Dokumentenvorlagen verwenden Sie für Behördendokumente, die externen für alle anderen Dokumente.

Um ein Dokument zu erzeugen müssen Sie also zunächst eine Dokumentenvorlage erstellen. In die neue Dokumentenvorlage fügen Sie dann die gewünschten Textbausteine ein.
Die Dokumentenvorlage enthält die Funktionsbausteine Einfach-, Mehrfachauswahl und Gliederungspunkt und die angelegten Textbausteine. Sowohl die Funktions- als auch die Textbausteine können Sie per Drag & Drop auf der linken Bildschirmseite unter der Überschrift „Schriftstück“ anordnen.

Die Funktionsbausteine fungieren als ein Gerüst, in das Sie die benötigten Textbausteine einordnen. Unter dem Funktionsbaustein Einfachauswahl ordnen Sie z.B. mehrere Textbausteine mit ähnlichem Text an. Dies können beispielsweise Textbausteine mit unterschiedlichen Grußformeln sein. Wird später das Dokument erstellt, wählen Sie von den unter Einfachauswahl angeordneten Textbausteinen genau einen aus. Der Text des gewählten Textbausteins erscheint dann im Dokument. Z.B. verwenden Sie bei einem Dokument normalerweise den Textbaustein mit der Grußformel „Mit freundlichen Grüßen“. Um die Weihnachtszeit verwenden Sie alternativ den Textbaustein mit der Grußformel „Wir wünschen Ihnen fröhlichen Weihnachten“.

Von den unter dem Funktionsbaustein Mehrfachauswahl angeordneten Textbausteinen können Sie entsprechend mehrere ausgewählen.
Die Texte der unter Gliederungspunkt angeordneten Textbausteine erscheinen im Dokument als Überschriften.

Unter dem Punkt „Konfiguration“ in der Dokumentenvorlage können Sie Bedingungen für das Erscheinen eines Textbausteins festlegen. Nachdem Sie den Status auf „verwenden“ gesetzt haben, können Sie die Bedingungen angeben.

Der Dokumentenvorlage weisen Sie eine vorher festgelegte Gliederungsart zu. Die Gliederungsart bestimmt das Layout des Dokuments. Bei Bedarf kann das Layout eines Textbausteins das Layout der Gliederungsart überschreiben.
Sie können beliebig viele unterschiedliche Gliederungsarten anlegen.
Auf diese Weise lassen sich für jeden Zweck völlig individuell gestaltete Dokumente erzeugen.

Befindet sich ein Textbaustein in einem Dokument in Verwendung, können Sie ihn nicht mehr verändern. Der Textbaustein ist dann geschlossen. Um dennoch Änderungen vorzunehmen, müssen Sie eine neue Instanz des Textbausteins bilden. Die neue Instanz können Sie entsprechend bearbeiten und verändern. Sie wird dann in alle neuen Dokumente übernommen. Alte Dokumente bleiben unverändert.
Anhand der Instanzen eines Textbausteins können Sie alle gemachten Änderungen nachvollziehen.

Vorgänge

SF SCHWEB.NET erlaubt Ihnen eine freie Festlegung der Vorgänge. Die Vorgänge erzeugen Sie mit Hilfe von Anlässen, Arbeitsschritten und Ereignissen. Ein Anlass enthält einen oder mehrere Arbeitsschritte; ein Arbeitsschritt enthält wiederum ein oder mehrere Ereignisse. Die Benennung der Anlässe, Arbeitsschritte und Ereignisse erfolgt völlig frei. Ebenso können Sie die Arbeitsschritte den Anlässen und die Ereignisse den Arbeitsschritten beliebig zuweisen.

Einem Ereignis können Sie eine Dokumentenvorlage zuweisen.
Es ist möglich, für ein Ereignis eine Erledigungsart festzulegen, an die ein anderes Ereignis anschließt (z.B. der Erledigungsart „Eingegangen“ folgt das Ereignis „Eingangsbestätigung“).
Sie können ein Ereignis zu einem anderen Ereignis in Bezug setzen.
Für die Anlässe, Arbeitsschritte und Ereignisse können Sie jeweils eine Anzahl Erinnerungstage festlegen.
Dem Bearbeiter des Vorgangs wird das Ende der Erinnerungsfrist in der Wiedervorlage angezeigt. Auf diese Weise wird eine geordnete Bearbeitung sichergestellt.
Es ist ein eigenes Rechtesystem für das Vorgangswesen vorhanden, das den Zugriff der einzelnen Benutzer auf die Vorgänge regelt.

Knowledge Base (Wissensspeicher)

  In der integrierten Knowledge Base können Sie Information beliebig strukturiert ablegen. Die Informationen werden in Form einer Baumstruktur präsentiert.

Auf der ersten Strukturebene werden sogenannte Obergruppen erstellt. Die Obergruppen gliedern alle Informationen grob.
Unter der ersten Strukturebene können Sie beliebig viele Unterebenen mit Hilfe von sogenannten Untergruppen bilden.
Unter jeder Unterebene können Sie beliebig viele Informationsbausteine ablegen. Die Informationsbausteine können von Ihnen frei gestaltet werden, je nachdem welche Detailinformationen hier hinterlegt werden sollen.

Gibt es verwandte Themen können Sie diese miteinander verlinken, d. h. Sie können von Thema A zu Thema B springen,
wenn Sie die Themen miteinander verknüpft haben.
Verknüpfungen erstellen Sie per Drag & Drop.
Per Drag & Drop können Sie die Ebenen später auch beliebig verschieben, z. B. wenn zwei Rechte zusammengefasst werden.

Die Knowledge Base ist extrem variabel und ermöglicht auch bei sehr großen Datenmengen ein schnelles Auffinden des Gewünschten.
Die Daten aus der Knowledge Base lassen sich selbstverständlich mit der Vorgangverarbeitung koppeln. Dadurch stellen Sie sicher, dass alle Benutzer die gleichen Daten verwenden.

Wenn Sie die Daten aus der Knowledge Base gemeinsam mit Ihren Kunden nutzen wollen, ist eine Veröffentlichung im Internet möglich.

Barrierefreie Software

 Sie können SF SCHWEB.NET so einstellen, dass auch behinderte Menschen mit dem System arbeiten können.

SF SCHWEB.NET beinhaltet zahlreiche Merkmale der Barrierefreiheit, u.a. sind die Kontextmenüs per Tastatur aufrufbar und die Tabellen können mit einem Tastendruck sortiert werden.
Die im Programm vorhandenen Shortcuts gleichen den Shortcuts, die in MS Office-Produkten verwendet werden. Dies erleichtert die Bedienung, da der Benutzer nicht umlernen muß.
Die Dokumentenvorschau wird quer angezeigt, was zu einer einfacheren Bedienung beiträgt.

Das Sprachprogramm JAWS For Windows ermöglicht das Vorlesen der Bildschirmoberfläche. JAWS enthält auch einen Braille-Viewer, über den die Bildschirmoberfläche gelesen werden kann.

Generell ist die Ausgabe auf eine an der Tastatur befindliche Braille-Zeile auch ohne JAWS möglich.

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